Gestione dei rischi nei progetti industriali: come ridurre ritardi e costi extra

Prevenire criticità, varianti e sforamenti di budget attraverso pianificazione, coordinamento e controllo del progetto industriale

La gestione dei rischi di un progetto industriale serve a individuare in anticipo gli eventi e le condizioni che potrebbero compromettere tempi, costi, qualità e obiettivi dell’investimento, definendo misure per prevenirli o limitarne l’impatto. Nei progetti complessi, ritardi e costi extra possono derivare da requisiti incompleti, vincoli del sito, iter autorizzativi, modifiche progettuali, interferenze tra discipline o criticità non prevedibili, come, ad esempio, nuovi assetti geo-politici che possono impattare su approvvigionamenti e costi delle materie prime. Per questo è importante poter contare su una struttura che sia in grado di attivare nuovi contatti e soluzioni alternative in tempi brevi, per minimizzare gli eventuali danni che possono insorgere a causa di ritardi importanti a cantiere in corso. È un principio particolarmente importante per GSE Italia, che nella progettazione e realizzazione di immobili industriali parte dalla comprensione delle attività, dei processi e dei flussi specifici del cliente.

Quali rischi possono generare ritardi e costi extra in un progetto industriale?

Nei progetti industriali, ritardi e sforamenti di budget raramente dipendono da una sola causa. Più spesso nascono da criticità che emergono quando alcune decisioni sono già state prese: un vincolo del sito che emerge successivamente agli scavi, requisiti produttivi modificati a progetto avanzato, interferenze tra struttura e impianti o componenti con tempi di approvvigionamento incompatibili con il cronoprogramma. Gestire il rischio significa quindi individuare queste criticità quando esiste ancora il margine per intervenire senza compromettere tempi e costi.

Un esempio di rischio in un progetto industriale riguarda il rapporto tra edificio e processo produttivo. Se ingombri, carichi, utilities o percorsi necessari a una linea di produzione non sono coordinati correttamente con strutture e impianti, la criticità può richiedere una revisione del progetto. Se viene individuata prima della costruzione può essere gestita progettualmente; se emerge quando opere e impianti sono già in esecuzione, può comportare modifiche, nuove lavorazioni e ripercussioni sulle attività successive.

Lo stesso principio riguarda diversi momenti dell’investimento:

• Area e condizioni del sito: caratteristiche del terreno, vincoli urbanistici o ambientali e infrastrutture disponibili possono condizionare la fattibilità e le soluzioni progettuali. Analizzarli nelle fasi iniziali attraverso adeguate attività di due diligence permette di assumere decisioni sulla base di informazioni più complete.
• Requisiti e layout: superfici, flussi, carichi, utilities e necessità produttive devono essere definiti e coordinati il prima possibile. Una modifica significativa del layout a progettazione avanzata può infatti propagarsi su strutture, impianti e opere già pianificate.
• Interferenze progettuali: architettura, strutture e impianti non possono essere sviluppati come sistemi indipendenti. Il coordinamento tra discipline, supportato anche dal BIM quando pertinente, permette di individuare incompatibilità prima che si trasferiscano in cantiere.
• Approvvigionamenti e sequenze di costruzione: materiali, componenti e impianti con tempi di consegna rilevanti devono essere compatibili con il programma lavori. Un ritardo su un elemento necessario alle lavorazioni successive può influenzare più attività concatenate.
• Varianti durante i lavori: esigenze sopravvenute o modifiche richieste a costruzione avviata devono essere valutate non soltanto per il loro costo diretto, ma anche per gli effetti che possono produrre sulle altre discipline e sul cronoprogramma.

In pratica, il momento in cui un rischio viene individuato può essere importante quanto il rischio stesso. Una criticità affrontata quando il progetto è ancora modificabile può richiedere una revisione progettuale; la stessa criticità scoperta durante la costruzione può tradursi in rilavorazioni, varianti e ritardi.

La gestione dei rischi di un progetto industriale deve inoltre essere distinta dalla sola valutazione dei rischi in edilizia legata alla sicurezza dei lavoratori, che rimane un ambito fondamentale e disciplinato da specifici obblighi normativi. In questo contesto il concetto è più ampio e comprende tutti gli eventi e le condizioni che possono compromettere costi, tempi, qualità, funzionalità e obiettivi dell’investimento.

Quali strumenti aiutano a gestire i rischi di un progetto industriale?

Individuare una criticità è solo il primo passaggio. Per evitare che si trasformi in un ritardo o in un costo extra è necessario capire quanto è probabile che si verifichi, quali conseguenze potrebbe generare, chi deve occuparsene e quali azioni possono ridurne l’impatto. Per questo si possono combinare strumenti di analisi e monitoraggio con project management, coordinamento progettuale, controllo di tempi e costi, gestione della qualità e della sicurezza e, per determinate esposizioni, strumenti contrattuali e assicurativi.

Dal risk register al coordinamento progettuale

Nel project risk management possono essere utilizzati strumenti come il risk register e le matrici probabilità-impatto. Il primo consente di registrare le criticità individuate, associandole alle possibili conseguenze, ai responsabili e alle azioni previste; le seconde aiutano a stabilire le priorità, distinguendo i rischi che richiedono un intervento immediato da quelli che possono essere semplicemente monitorati.

Il valore di questi strumenti, però, emerge quando l’analisi si traduce in decisioni concrete sul progetto. Se un componente essenziale presenta tempi di fornitura incompatibili con il programma lavori, ad esempio, è possibile valutare in anticipo l’approvvigionamento, verificare eventuali alternative tecnicamente compatibili o modificare la sequenza delle attività. Se invece durante il coordinamento progettuale emerge un’interferenza tra una rete impiantistica e un elemento strutturale, risolverla prima dell’esecuzione evita di trasferire la stessa incompatibilità in cantiere.

In un progetto industriale, quindi, gli strumenti di risk management non sostituiscono la progettazione e il coordinamento: aiutano a stabilire dove concentrare l’attenzione e quali decisioni assumere prima che una criticità produca conseguenze operative ed economiche.

Come GSE previene i rischi durante progettazione e costruzione

Nell’approccio di GSE, la prevenzione passa soprattutto attraverso l’integrazione delle competenze e il controllo delle interfacce lungo il progetto. Project management, progettazione integrata e BIM, approvvigionamenti, coordinamento delle lavorazioni, gestione della qualità e della sicurezza e attività di test e messa in servizio contribuiscono a controllare diversi fattori che possono incidere sulla realizzazione dell’opera.

Il coordinamento tra le discipline assume particolare importanza nei progetti industriali, dove edificio e processo produttivo devono essere compatibili. Strutture, impianti, flussi, utilities e requisiti operativi sono infatti elementi interdipendenti: una modifica apportata a uno di essi può produrre conseguenze sugli altri. Individuare queste relazioni durante la progettazione permette di affrontarle quando esiste ancora maggiore flessibilità di intervento.

Sul fronte specifico della qualità e della sicurezza di cantiere, GSE dispone inoltre di un Dipartimento Qualità e Sicurezza attivo dal 2005, che valuta i rischi in modo indipendente e supporta la formazione continua dei team impegnati nei cantieri. Questo presidio si inserisce nel più ampio sistema di controllo dell’esecuzione, senza sovrapporsi agli altri rischi tecnici, economici o autorizzativi che devono essere gestiti attraverso gli strumenti e le competenze pertinenti alle diverse fasi del progetto.

Che ruolo hanno le assicurazioni nella gestione del rischio?

Nella gestione generale dei rischi aziendali e di progetto, le coperture assicurative possono affiancare gli strumenti di prevenzione con una funzione differente. Possono consentire di trasferire determinate conseguenze economiche di alcuni rischi, secondo le condizioni e le coperture previste, ma non sostituiscono l’identificazione e la mitigazione preventiva.

Prima di trasferire un rischio è infatti necessario comprenderlo, ridurne dove possibile probabilità e impatto e definire chiaramente come debba essere gestito dai soggetti coinvolti. Non tutti i rischi possono essere eliminati: alcuni possono essere mitigati attraverso soluzioni progettuali e organizzative, altri allocati attraverso gli accordi contrattuali e altri ancora trasferiti attraverso coperture assicurative adeguate alla specifica esposizione.

L’obiettivo della gestione del rischio rimane quindi trasformare l’incertezza in decisioni gestibili: identificare una possibile criticità, comprenderne le conseguenze, attribuire una responsabilità, definire un’azione e verificarne l’efficacia durante l’avanzamento del progetto.

Costi e tempi di un progetto industriale: da cosa dipendono realmente?

Quanto costa realizzare un impianto industriale completo e quanto tempo richiede? Non esiste un valore attendibile valido per tutti i progetti. Due edifici della stessa superficie possono richiedere investimenti e tempi molto diversi perché a incidere non sono soltanto i metri quadrati, ma soprattutto le funzionalità dell’edificio stesso.

Uno stabilimento con limitate dotazioni impiantistiche presenta esigenze diverse rispetto a un sito che deve integrare linee produttive, importanti fabbisogni energetici, utilities di processo, automazione, aree a condizioni ambientali controllate o specifici requisiti strutturali. A queste variabili si aggiungono le condizioni del terreno, le opere esterne, le infrastrutture disponibili, il livello di personalizzazione e le caratteristiche del sito.

Per la stessa ragione, indicare genericamente i costi per il progetto di un capannone industriale attraverso un unico valore al metro quadrato rischia di essere fuorviante. Il parametro può avere una funzione orientativa solo quando il perimetro e le caratteristiche degli interventi confrontati sono realmente omogenei.

La precisione della stima dipende inoltre dal livello di conoscenza disponibile. In una fase iniziale, quando layout, impianti e soluzioni costruttive sono ancora in definizione, budget e cronoprogramma contengono necessariamente un maggiore livello di incertezza. Con l’avanzare della progettazione e la progressiva definizione di requisiti, quantità, tecnologie e vincoli, le stime possono diventare più solide.

È proprio qui che gestione del rischio e controllo dei costi del progetto industriale si incontrano. Se, ad esempio, un requisito produttivo viene modificato quando struttura e impianti sono già definiti, il costo della variazione non coincide necessariamente con quello della singola modifica: può essere necessario intervenire su più discipline, rivedere approvvigionamenti e modificare la sequenza delle lavorazioni. Allo stesso modo, una criticità del terreno individuata tardi può richiedere soluzioni tecniche diverse da quelle previste inizialmente.

Per questo la domanda più utile non è soltanto “quanto costa?” o “quanto tempo serve?”, ma anche “su quali informazioni si basano budget e cronoprogramma e quali variabili potrebbero ancora modificarli?”. Un progetto maggiormente definito consente di costruire previsioni più affidabili e di rendere visibili prima le aree di incertezza che richiedono attenzione.

Un approccio integrato per rendere il progetto industriale più prevedibile

Ridurre rischi, ritardi e costi extra significa soprattutto creare continuità tra le decisioni prese nelle diverse fasi dell’investimento. Le criticità che incidono sul cantiere, infatti, possono avere origine molto prima dell’inizio dei lavori: nella scelta del sito, nella mancata individuazione di un vincolo, nella definizione dei requisiti o nel coordinamento tra discipline.

All’interno del Gruppo GSE, le attività di pre-sviluppo possono essere gestite da Confluence, la consociata dedicata alle fasi che precedono la costruzione: dall’individuazione dell’area strategica e dalle due diligence fino al progetto tecnico, al business plan, alla negoziazione per l’acquisto del terreno e alla gestione dell’iter per il Permesso di Costruire. Questo permette di affrontare già prima della fase realizzativa alcuni elementi che possono condizionare fattibilità, costi e sviluppo dell’investimento.

Una volta ottenuto il Permesso di Costruire, GSE prosegue con progettazione esecutiva, costruzione chiavi in mano e collaudo. Nei progetti per l’industria, l’approccio parte dalla comprensione delle attività del cliente e delle esigenze specifiche del processo produttivo, così da coordinare edificio, impianti e flussi all’interno di una visione complessiva. Il modello può essere applicato sia alla realizzazione di nuovi stabilimenti e laboratori sia alla riorganizzazione e allo sviluppo di strutture esistenti.

Questa continuità è particolarmente importante perché consente di evitare che ogni fase venga affrontata come un compartimento separato. Una decisione presa sul sito può influenzare il progetto; una scelta progettuale può condizionare approvvigionamenti e costruzione; una modifica durante i lavori può avere effetti su costi, tempi e attività successive. Governare queste interdipendenze significa intervenire sulle cause del rischio, anziché limitarsi a gestirne le conseguenze.

A questo approccio si affiancano gli impegni contrattuali assunti da GSE sul rispetto dei costi concordati, dei tempi di costruzione e della qualità dell’opera. Il controllo delle variabili che possono incidere sul progetto non rappresenta quindi soltanto un’attività tecnica, ma contribuisce alla prevedibilità complessiva dell’intervento per il committente.

La gestione efficace dei rischi connessi a un progetto industriale non consiste quindi nel tentativo di prevedere ogni possibile imprevisto. Consiste nel creare un processo capace di individuare le principali fonti di incertezza, comprenderne gli effetti e prendere decisioni tempestive per limitarne probabilità e impatto. È così che gestione del rischio, progettazione e coordinamento possono contribuire a rendere più affidabili tempi, costi e risultati dell’investimento.

Se stai pianificando un nuovo stabilimento, un ampliamento o la trasformazione di un sito esistente, approfondisci le competenze di GSE per il settore industriale e contatta il team per valutare le esigenze specifiche del tuo progetto.